El Depósito legal

El Depósito legal (DL) es definido como la obligación administrativa que exige depositar en agencias específicas distintos ejemplares de las publicaciones de todo tipo reproducidas en cualquier clase de soporte y destinadas por cualquier procedimiento a su distribución pública, alquiler o venta, con la finalidad de cumplir con el deber de preservar el patrimonio bibliográfico, sonoro, visual, audiovisual y digital de las culturas de España en cada momento histórico y permitir el acceso al mismo con fines culturales, de investigación o información.

Regulación del Depósito legal

El Depósito legal procede de la Real Cédula de 15 de octubre de 1716, a través de la cual Felipe V otorgó a la Biblioteca Real la facultad y el derecho de obtener un ejemplar de todos los libros y documentos que se imprimieran en España. La censura propició en años posteriores el mantenimiento de dicho decreto, que entre el año 1938 y el 1945 extendió también su normativa a las obras cinematográficas, las reproducciones fotográficas y los discos musicales, entre otras piezas.

El Depósito legal terminó de organizarse mediante el Reglamento del Servicio de Depósito legal, aprobado por el Decreto de 23 de diciembre de 1957 (BOE n. 17, de 20.1.58). Con este nuevo reglamento se fijó la necesidad de un número de Depósito legal y el desarrollo de un poderoso sistema administrativo para su control.

Hoy en día son las órdenes del Ministerio de Educación y Ciencia de 30 de octubre de 1971 y de 20 de febrero de 1973 las que rigen el Depósito legal a nivel de Estado.

Dicha normativa se complementa con la Ley 23/2011, de 29 de julio, de Depósito legal, publicada en el BOE el 30 de julio y que responde a la necesidad de acomodar el patrimonio bibliográfico a las publicaciones en la Red y, en general, a los cambios que como consecuencia de la aparición de las nuevas tecnologías se han vivido en el sector de la edición. Esta ley surge asimismo como respuesta a la necesidad de gestionar la distribución de competencias referentes al Depósito legal entre las autonomías y la Biblioteca Nacional de España. Las comunidades autónomas han podido desarrollar, siempre sobre la base de la normativa estatal referente al Depósito legal, sus propios reglamentos y decretos de aplicación territorial.

Finalmente, la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal actualiza y optimiza la anterior normativa para hacerla más adecuada y efectiva en el escenario dinámico y cambiante de la creación cultural y editorial actual.

Funcionamiento del Depósito legal

El Depósito legal contiene ejemplares de todo tipo de documentos impresos, desde libros, periódicos, revistas y folletos, pasando por documentos electrónicos, sonoros y audiovisuales, hasta partituras, mapas, cromos, postales o tarjetas de felicitación.

Hay que distinguir entre el Depósito legal de obras impresas en soporte físico tangible (papel, CD-ROM...) y el Depósito legal de obras electrónicas no tangibles (libros electrónicos, publicaciones difundidas en Internet...).

1. Depósito legal de obras en soporte físico tangible

El Depósito legal de obras en soporte físico tangible es gestionado por las oficinas de Depósito legal dependientes de las comunidades autónomas y es responsabilidad de los editores, que tienen que tomar la iniciativa de tramitarlo.

En función del tipo de publicación de que se trate o cuando el editor no resida o tenga sucursal en España, si se trata de obras que van a ser difundidas en España, son también sujetos obligados al Depósito legal el productor, impresor, estampador o grabador.

¿Qué pasos hay que seguir para tramitar el Depósito legal?

Lo primero que debe hacer el editor de una obra en formato físico para tramitar su Depósito legal es acudir a la oficina de Depósito legal que haya en la provincia en la cual reside o tiene su sede social y solicitar allí un número de Depósito legal. Debe hacerlo cuando esté a punto de terminar la producción de la obra.

La tramitación del Depósito legal es completamente gratuita. Se puede acceder a la relación de las oficinas que la realizan a través de este enlace.

Nota: En cualquier caso, es importante saber que siempre que no autopubliquemos y que sea una editorial quien nos publique nuestro libro,  será ella la que se encargará de realizar esa gestión.

Una vez reciba el número, deberá imprimirlo en su obra o publicación, y dos meses después, pero siempre con anterioridad a la distribución de la obra, deberá depositar los ejemplares pertinentes de esta en la propia oficina en la cual solicitó el número.

La impresión del Depósito legal, si se trata de un libro, se hará en el reverso de la portada o en la anteportada, junto al ISBN. El número llevará las siglas DL seguidas de las siglas asignadas a la provincia en la que la obra se imprime, del número de depósito asignado y del año de su solicitud. Por ejemplo: DL SA 285-2015 (en este caso, SA son las siglas que se asignan a la provincia de Cantabria).

Nota: Es importante saber que tanto las segundas y sucesivas ediciones de una obra como sus reimpresiones con variaciones requieren nuevos números de Depósito legal. En cambio, los diferentes volúmenes de una misma obra llevan todos el mismo número de DL.

Desde la oficina en la que hayan sido depositados,  los ejemplares se distribuirán a las distintas bibliotecas conservadoras españolas, de las que la Biblioteca Nacional de España es el centro, o a las bibliotecas públicas fijadas para ello en las comunidades autónomas.

2. Depósito legal de obras electrónicas no tangibles

El Depósito legal de obras electrónicas no tangibles es gestionado por las bibliotecas conservadoras y responsabilidad de ellas, es decir, son las bibliotecas las que, en un momento dado, pueden requerir al editor de una obra electrónica el acceso para su captura.

Sea como sea, la obtención de un número de Depósito legal no implica que la obra esté legalmente protegida contra usos indebidos y contra el plagio. Así, para preservar sus derechos, el autor debe inscribir su obra en el Registro de la Propiedad intelectual (te explico cómo hacer este trámite en La Propiedad intelectual).