Tanto si vas a publicar con una editorial tradicional como si has decidido tomar las riendas de la autoedición, es muy probable que te hayas preguntado qué es exactamente el depósito legal, para qué sirve y, sobre todo, qué implica para ti.

La respuesta, como descubrirás, depende enormemente de tu camino como autor. Para algunos, será un simple dato informativo. Para otros, especialmente para quienes navegan las aguas de las plataformas de la autoedición digital y la impresión bajo demanda, se convierte en un auténtico laberinto.

Sea cual sea tu caso, has llegado al lugar correcto. En este artículo te daré respuestas claras y una hoja de ruta precisa para que el depósito legal deje de ser una fuente de confusión y se convierta en lo que realmente es: el último paso para asegurar el legado de tu obra.

¿Qué es exactamente el depósito legal (DL)?

Normativa reguladora

En España, el depósito legal se rige por lo establecido en la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal, modificada por la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal, que entró en vigor con efectos retroactivos desde el 2 de enero de 2023 y que se complementa con el Real Decreto 635/2015, de 10 de julio, por el que se regula el depósito legal de las publicaciones en línea.

En América Latina, el depósito legal se rige por las propias leyes de cada país. El Centro Regional para el Fomento del Libro en América Latina y el Caribe (CERLALC) tiene publicado un documento con información al respecto. Puedes consultando clicando aquí.

¿Qué es el depósito legal y para qué sirve?

En esencia, el depósito legal es la obligación legal de entregar unos pocos ejemplares de tu obra en una institución pública, como la Biblioteca Nacional o las bibliotecas centrales de las comunidades autónomas.

Su finalidad no es comercial ni burocrática, sino profundamente histórica y patrimonial. Piensa en ello como tu contribución a la memoria colectiva. Gracias a este sistema, se garantiza que una copia de tu trabajo se conserve en condiciones óptimas para que futuras generaciones de lectores, investigadores y curiosos puedan consultarla. Es, en definitiva, un archivo de la cultura de nuestro país.

Ahora bien, para que este sistema de archivo funcione, cada obra necesita un identificador único. Ese identificador es el número de depósito legal (DL), que debe imprimirse en la página legal (página de créditos) del libro, junto con el ISBN y el aviso de copyright. Cuando se solicita este número, la Administración abre una ficha bibliográfica del libro con varios datos (autor, editor, lugar y año de publicación, ISBN… y, después, el propio número de depósito legal asignado). Por tanto, una vez obtenido el número de DL, el acto de imprimirlo en el libro sella físicamente cada ejemplar —incluyendo los que entregas o “depositas” en el archivo cultural—, vinculándolo a esta ficha en el registro administrativo. Sin él, los libros entregados serían anónimos y el sistema, inútil.

El depósito legal NO protege tus derechos de autor

Es crucial que entiendas esto desde el principio para evitar confusiones. El depósito legal acredita que tu obra ha sido publicada y está archivada, pero no protege tu autoría frente a un plagio.

La herramienta legal para proteger tu creación es el Registro de la Propiedad Intelectual. Son dos trámites completamente diferentes con propósitos distintos. ¡No los confundas!

El depósito legal en la práctica

La Ley del Depósito Legal es muy clara: la obligación del depósito legal recae sobre la figura del "editor", siempre que tenga su residencia en España. Por tanto, entender quién asume este rol en cada escenario es la pieza fundamental para saber si el trámite te corresponde.

Caso 1. Publicación con una editorial tradicional

Cuando se trata de una publicación a través de una editorial tradicional, el editor es la editorial. Tú cedes los derechos de explotación de tu obra a la editorial, que se convierte en "dueña" del producto comercial. Ella contrata y paga a los proveedores (corrector, maquetador, diseñador, imprenta...) y, a través de distribuidores, vende "su" producto en librerías, liquidándote de lo que cobra una pequeña parte en concepto de pago por la cesión de derechos. Es decir, tú no vendes nada y no tienes un producto: recibes una renta por ceder una propiedad intelectual; eres un licenciante. La editorial es la empresa que explota esa licencia, la que financia la publicación y la que asume el riesgo y la responsabilidad económica del proyecto. Por eso, ella es la editora.

En conclusión, en este escenario, la obligación del depósito legal recae íntegramente en la editorial. Como autor, tú no tienes que hacer absolutamente nada.

Caso 2. Publicación mediante autoedición

Cuando se trata de una publicación a través de la autoedición, el editor eres tú:

• Si acudes a una plataforma de autoedición, tú contratas y pagas a los proveedores (corrector, diseñador...) y, al usar la plataforma, la "contratas" para que actúe como distribuidora (o impresora y distribuidora en la impresión bajo demanda). El cliente compra tu producto, y lo que paga es conceptualmente tuyo. La plataforma coge tu dinero, se cobra sus servicios y te transfiere el resto. En consecuencia, tú eres quien explota su propia obra, quien financia la publicación y quien asume el riesgo y la responsabilidad económica del proyecto, y por ello eres el editor.
• Lo mismo sucede si acudes a una editorial por encargo (editorial de servicios), porque lo que estás haciendo es contratando los servicios de corrección, diseño, impresión y distribución de tu obra. Por tanto, la responsabilidad del proyecto es tuya y tú eres el editor.

Ahora bien, si imprimes para tu círculo personal y sin finalidades de distribución o venta (por ejemplo, si imprimes unos pocos ejemplares para repartirlos entre amigos y familiares), entonces no estás obligado al depósito legal: tu obra está exenta, aunque seas el editor.

Dado que en la autoedición (con fines de difusión y venta) la responsabilidad es tuya, voy a centrar este artículo a resolver las dudas más frecuentes para este caso.

¿Debo tramitar el depósito legal si me publico en Amazon KDP?

Esta es la pregunta del millón, la que genera más debate en foros de escritores y más confusión entre los propios funcionarios. ¿Tengo que tramitar el depósito legal si publico a través de Amazon KDP? La respuesta corta es sí, pero el diablo está en los detalles. Vamos a desgranarlos uno por uno para que tengas total seguridad.

Si publicas en papel (impresión bajo demanda -POD-)

En ese caso, si resides en España, sí estás obligado a solicitar un número de depósito legal y a entregar los ejemplares (tanto ejemplares físicos como un ejemplar digital previo a la impresión), al margen de dónde se imprima la obra. Más adelante te detallo cómo hacerlo.

Ten en cuenta que, hasta que no lo hayas hecho, no podrás distribuir ni vender tu obra.

Aunque hasta 2022 los libros de impresión bajo demanda (como los de KDP) estaban exentos del depósito legal, con la modificación introducida por la Ley 8/2022, de 4 de mayo, por la que se modifica la Ley 23/2011, de 29 de julio, de depósito legal, esa exención se eliminó.

¿Y si utilizo un ISBN “gratuito” de Amazon?

No cambia nada. Si resides en España, debes solicitar el número de depósito legal y debes entregar los ejemplares correspondientes (físicos y digital previo a la impresión), al margen de dónde se imprima la obra.

De todas formas, el ISBN gratuito puede traerte problemas con algunos funcionarios de la Administración que confunden las cosas. Te cuento… Cuando usas el ISBN gratuito de KDP, y por mucho que tú sigas siendo el editor, en el campo “editor” de los metadatos del libro no va a salir tu nombre, sino la mención "Independently published" (“publicado de forma independiente”) típica de Amazon KDP y que se relaciona con esta plataforma, pues ese número de ISBN es americano y pertenece a un bloque comprado por ella en Estados Unidos. Piensa que, cuando Amazon compra los ISBN en bloque, el sistema internacional del ISBN requiere que cada número esté asociado a un "editor" o "sello"; el campo no puede quedar vacío. Y, como Amazon no es el editor y cuando compra aún no conoce quién lo será, necesita poner algo. Con esta designación, “Independently published", Amazon está diciendo legalmente: "Nosotros hemos proporcionado la herramienta de publicación e impresión para que un autor independiente publique su obra". Es un marcador de posición, una etiqueta genérica que significa "este libro ha sido publicado por su autor a través de nuestra plataforma". No sale tu nombre como editor, pero tampoco el de ella. A efectos legales, solo tú lo eres.

Sin embargo, algunos funcionarios creen que, si ese “sello” de Amazon aparece en el campo “editor” de los metadatos de tu libro, eso convierte a Amazon en la editora. Y, como para que quede obligado al depósito legal el editor debe tener su residencia o establecimiento permanente en España (si no, la obligación pasa al impresor si tiene su residencia o establecimiento permanente en España) y Amazon está en Estados Unidos (y sus imprentas se reparten entre Estados Unidos, UK y Polonia), argumentan que el libro no es objeto de depósito legal. Pues bien, no es así. El editor eres tú. Si se niegan a darte un número, pídeles que te expidan un documento con sus “razones” y en el que dejen constancia de tu intento de hacer el trámite.

Igualmente, como te cuento en el artículo El ISBN: ¿qué es, cuándo lo necesitas, cuánto cuesta y cómo conseguirlo?, lo más recomendable es que optes siempre por comprar por tu cuenta tu propio ISBN.

Tabla comparativa: ISBN propio vs. ISBN gratuito de Amazon KDP

Si publicas en e-book o audiolibro

En ese caso no tienes que solicitar ningún número de depósito legal (porque las publicaciones electrónicas no tangibles no deben llevarlo). Tampoco debes entregar ninguna copia, salvo si el contenido de tu obra puede tener un interés para el patrimonio cultural de España (en la mayoría de los casos no lo tendrá).

Si tiene interés patrimonial y, además, resides en España (o bien la obra está en una lengua oficial española o alojada en un dominio español —en amazon.es—), deberás entregar copias de tu obra siempre que un centro de conservación te lo requiera. Tu obligación, no obstante, es pasiva. No debes tomar la iniciativa de nada. Solo deberás entregar las copias en el caso de que te lo pidan de forma expresa.

Son centros de conservación La Biblioteca Nacional de España, la Filmoteca Española y los que determinen las comunidades autónomas en el ámbito de sus competencias.

En cualquier caso, y aunque tú tengas la obligación de entregar copias bajo reclamo, la plataforma o tienda online, como editora de la web, también está obligada a facilitar este acceso a la obra (que, de otro modo, es restringido; debe pagarse). De hecho, es más lógico el contacto con la plataforma que el contacto directo contigo.

¿Y si utilizo un ISBN “gratuito” de Amazon?

Es exactamente lo mismo que lo que acabo de explicar. No cambia nada si utilizas un ISBN gratuito o uno que hayas pagado y gestionado tú.

¿Debo tramitar el depósito legal si mi libro no tiene ISBN porque no lo vendo?

Si regalas tu libro en papel

Si sacas unos ejemplares para regalar tu libro en papel, hay dos posibilidades:

• Distribución pública: sí lleva depósito legal. Si imprimes una tirada para regalar en una presentación, en una feria o como material promocional, estás haciendo "difusión pública". Por tanto, tienes la obligación de solicitar el número de depósito legal y entregar las copias correspondientes.
• Distribución privada: no lleva depósito legal. Si solo imprimes unos pocos ejemplares para tu círculo íntimo (familiares y amigos), no se considera difusión. En este caso, no tienes que hacer nada.

Si regalas tu libro en e-book

Si publicas un e-book para regalarlo (por ejemplo, en tu propia web), tampoco debes hacer nada. Los e-books y audiolibros no llevan número de depósito legal. Eso sí: si el usuario debe suscribirse porque el acceso al e-book está restringido a suscriptores (aunque la suscripción sea gratuita) y tu obra resulta de interés para el patrimonio cultural español y, además, resides en España (o tu obra está escrita en una lengua oficial española o alojada en un dominio español), serás responsable de facilitar copias o de facilitar el acceso a su contenido, pero únicamente si los centros de conservación te lo piden.

Para que lo veas más claro, he preparado este esquema:

¿Cómo se tramita el depósito legal?

¿Has confirmado que tu libro necesita el depósito legal y que el obligado eres tú? Perfecto. Verás que el proceso para solicitarlo es más sencillo de lo que imaginas. Además, es un trámite totalmente gratuito. Pero… ¡cuidado! Porque el momento de iniciarlo es clave. Debes hacerlo en una ventana de tiempo muy concreta:

• Después de tener tu libro 100% terminado y maquetado. ¿Por qué? Porque, para rellenar el formulario de solicitud oficial, la Administración te pedirá datos técnicos definitivos de tu libro que solo puedes saber cuando la obra está 100% cerrada y maquetada. Por ejemplo, título y subtítulo definitivos, número exacto de páginas, dimensiones finales del libro (13 x 20 cm, 15x23 cm…) y tipo de encuadernación (rústica, tapa dura...). Si solo tienes el manuscrito en un Word, no tienes esta información y, por tanto, no puedes rellenar la solicitud.
• Antes de enviar los archivos a la imprenta, ya que necesitas obtener el número de depósito legal para que la imprenta lo incluya en el libro (la página legal, también llamada página de créditos) antes de la impresión.

Ahora sí, paso a paso:

Paso 1. Localiza tu oficina de depósito legal

Tu primer paso es encontrar la oficina que te corresponde, y que será la de la provincia donde tienes tu domicilio. Puedes acceder al listado oficial que la Biblioteca Nacional de España facilita de todas las oficinas (distribuidas por comunidades autónomas y provincias) clicando aquí.

Paso 2. Reúne la documentación necesaria y presenta la solicitud

Una vez que conoces la oficina y tienes su teléfono, llama y pregunta qué documentación necesitarás para solicitar el depósito legal, ya que esta puede variar ligeramente entre oficinas. Por lo general, te pedirán:

• El formulario de solicitud oficial (disponible en su web o en la propia oficina).
  
• Una fotocopia de tu DNI/NIE.
• Y, dado que actúas como autor-editor y por tanto ejerces una actividad profesional, es posible que te pidan un documento acreditativo conforme estás dado de alta en el Censo de Profesionales de la Agencia Tributaria (el modelo 036 o 037).

En algunos casos, podrás hacer la solicitud del número telemáticamente; en otros casos, te exigirán que hagas el trámite de forma presencial y que acudas a la oficina. Sea como sea, una vez que hayas hecho la solicitud, te asignarán un número único con el siguiente formato: las siglas DL seguidas de las siglas asignadas a la provincia en la que la obra se imprime, del número de depósito asignado y del año de su solicitud. Por ejemplo: Por ejemplo, DL M 12345-2024 significa:

• DL: depósito legal.
• M: provincia de Madrid.
• 12345: número de depósito asignado. Es el número de orden de depósito que le ha tocado a tu obra dentro de esa oficina y durante ese año. La numeración interna de la oficina se reinicia a 1 cada enero.
• 2024: año de la solicitud.

Paso 3. Incluye el número en tu maquetación

Cuando ya tengas el número, debes incluirlo en tu libro. En concreto, el DL debe ir impreso en la página legal (página de créditos), junto con el ISBN y el aviso de copyright:

• Si una editorial de servicios o un profesional ha maquetado tu libro, comunícale el número inmediatamente. Es su responsabilidad añadirlo en el archivo de diseño final.
• Si lo has maquetado tú mismo (con InDesign, Affinity Publisher, etc.), debes abrir tu archivo de maquetación, añadir el número de DL en la página de legal y generar un nuevo PDF final. Este es el archivo que realmente enviarás a la imprenta o subirás a la plataforma de autoedición.
  

Paso 4. Autoriza la impresión

Ya sea que lo envíes a imprenta tú o un tercero (una editorial de servicios o una plataforma de autoedición), el archivo debe contener el número de DL. Exige siempre una prueba de impresión digital para verificarlo con tus propios ojos antes de dar el "OK" definitivo.

Paso 5. Gestiona la entrega de los ejemplares

El proceso solo finaliza cuando la oficina a la que solicitaste el DL recibe físicamente las copias de tu libro. La ley te da para ello un plazo máximo de dos meses desde la solicitud del número. Pero ¡cuidado!, esta misma ley te prohíbe distribuir o vender un solo libro antes de haber realizado esta entrega.

¿Dónde debo entregar los ejemplares y cuántos?

La entrega de los ejemplares es un trámite sencillo que no ha de traerte problemas. Debes hacerlo en dos sitios:

• En la oficina de depósito legal donde solicitaste el número. Aquí debes entregar, como mínimo, dos ejemplares físicos de tu libro —sea una primera edición o una reedición—, aunque este número puede cambiar en función de la comunidad autónoma. Después, la misma oficina los trasladará al centro de conservación autonómico o a la Biblioteca Nacional de España.
• Además, debes entregar una copia del archivo digital previo a la impresión (es decir, de la versión en PDF del archivo que mandarás a imprenta, que no hay que confundir con un e-book). Este trámite puedes hacerlo a través del portal que la Biblioteca Nacional de España (BNE) ha habilitado para ello. Puedes registrarte para iniciar el trámite clicando aquí. Deberás rellenar y enviar un formulario. Unos días después, recibirás un correo electrónico en el que se te comunicará tu usuario y contraseña para poder subir a la plataforma los archivos digitales (podrás cambiar la contraseña por la que quieras). Puedes consultar este tutorial. Desde esta misma plataforma se gestionará el depósito de tu archivo tanto para la Biblioteca Nacional de España como para el centro de conservación de tu comunidad autónoma.

¿Cómo puedo depositar copias de un libro que solo se imprime bajo demanda y que, por tanto, no existe físicamente hasta que alguien lo compra?

Sí, es el clásico problema del "huevo y la gallina". La ley te dice: "No puedes distribuir ni vender tu libro hasta que me entregues las copias físicas". Amazon te dice: "No puedo imprimir copias físicas hasta que alguien haga un pedido”. Pero, para que alguien haga un pedido y se pueda imprimir, el libro debe estar a la venta, y para que pueda estar a la venta, antes necesitas imprimirlo y entregar los ejemplares. El dilema está servido.

O no… Parece un callejón sin salida, pero tiene una solución en una función específica del panel de KDP: las copias de autor.

Para poder entregar los ejemplares físicos, tienes que realizar un "lanzamiento técnico" de tu libro. Sigue estos pasos en este orden exacto:

• Antes de publicar, obtén tu número de depósito legal y asegúrate de que se incluye en la página de créditos de tu libro. Ya tienes tu PDF final y 100% listo para imprimir.
• Haz el "lanzamiento técnico", es decir, sube tu archivo PDF final (con el número de DL ya incluido) a la plataforma de KDP. Completa todos los metadatos, fija el precio y haz clic en el botón de "Publicar".
• En este momento, tu libro está técnicamente "en vivo" en la tienda de Amazon, pero todavía no puedes venderlo ni distribuirlo: no lo anuncies en tus redes sociales, no envíes el enlace a nadie, no hagas ninguna promoción. El libro está "publicado" solo a efectos técnicos, para que el sistema de Amazon lo reconozca y te habilite la siguiente función.
• Una vez que el libro aparece como "en línea" en tu panel de KDP (puede tardar unas horas o un par de días), verás que se activa la opción de "Solicitar copias de autor":
  • Haz clic en esa opción.
  • Pide el número de ejemplares que necesitas para el depósito legal (pide 4 o 5 para tener de sobra).
  • Pagarás solo el coste de impresión y el envío. No hay regalías.
  • Ahora, espera a que Amazon imprima tus copias y te las envíe a casa.
• Cuando recibas los libros en tu casa, llévalos a la oficina de depósito legal donde solicitaste el número. No olvides también cumplir con el depósito del PDF en el portal online de la BNE.
• Una vez que has entregado los ejemplares físicos y el archivo en PDF, ya has cumplido con la ley. A partir de este momento, ya tienes vía libre para empezar a promocionar y vender tu libro a todo el mundo.

¿Debo volver a tramitar el depósito legal para una nueva edición o para una reimpresión?

En el caso de que hagas una reedición (o nueva edición) de tu libro, es decir, cuando publiques una edición que conlleve modificaciones sustanciales respecto a la que había (porque añades o eliminas capítulos, prólogos o epílogos, haces una revisión profunda del texto, cambias el título o el formato —por ejemplo, de formato bolsillo a edición de lujo—, etc.), sí deberás volver a pedir un número de depósito legal y volver a entregar los ejemplares. Cada edición del libro tendrá un número de depósito legal diferente.

En cambio, si haces una reimpresión, es decir, si simplemente haces una nueva tirada (imprimes más copias de tu libro sin hacerle ningún cambio), no tendrás que hacer un nuevo depósito legal. Esa tirada llevará el mismo número de DL que la anterior. Pero si en ella haces pequeñas variaciones, aunque no sean sustanciales, sí deberás tramitarlo.

Para los más curiosos: análisis jurídico en profundidad

Ahora que ya sabes más sobre el depósito legal, y por si te interesa conocer más profundamente su base legal, a continuación hago un análisis de la normativa aplicable.

¿Qué obras están sujetas al depósito legal?

Según la Ley de Depósito Legal, y teniendo en cuenta las modificaciones que introdujo en ella la Ley 8/2022, de 4 de mayo, quedan sujetas al depósito legal las siguientes obras (en verde añado comentarios):

• Artículo 4. Publicaciones objeto de depósito legal.
• Son objeto del depósito legal todo tipo de publicaciones, producidas o editadas en España, por cualquier procedimiento de producción, edición o difusión, y distribuidas o comunicadas en cualquier soporte o por cualquier medio, tangible o intangible.
• En todo caso, y sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo anterior, se considerarán objeto de depósito legal las ediciones, reediciones, versiones, ediciones paralelas y actualizaciones de las publicaciones de signos, señales, escritos, sonidos o mensajes de cualquier naturaleza, incluidas las producciones sonoras, audiovisuales, y los recursos multimedia y electrónicos.
• El depósito legal comprenderá los siguientes tipos de publicaciones y recursos, o la combinación de varios de ellos formando una unidad:
• Libros y folletos en papel, cualquiera que sea su forma de impresión y estén o no destinados a la venta.
• (…)
• d) Publicaciones de impresión bajo demanda.>>novedad introducida, ya que hasta 2022 las publicaciones bajo demanda estaban exentas
• (…)
• m) Publicaciones electrónicas en cualquier soporte tangible, que el estado de la técnica permita en cada momento. >>esto es, por ejemplo, un DVD
• (…)
• ñ) Todo tipo de publicaciones en línea, tanto de acceso libre como restringido, junto con los metadatos que incluyan, y las publicaciones en ellos contenidas.>> aquí se incluyen los e-books y audiolibros

Artículo 5. Publicaciones excluidas del depósito legal.

No serán objeto de depósito legal las siguientes publicaciones en soporte tangible:

(…)

q) Publicaciones de impresión bajo demanda destinadas a distribución en un ámbito familiar.>>por tanto, no son objeto de depósito legal las obras impresas que no vayan a difundirse o a comercializarse.

¿Y qué significa “producidas o editadas en España”? Pues que su productor o su editor (la editorial en el caso de que firmes un contrato con una editorial tradicional y publiques una obra por esa vía; tú en el caso de que recurras a la autoedición para difundir o vender tu obra) debe ser español, es decir, debe tener su residencia o establecimiento permanente en territorio español.

¿Quién está obligado al depósito legal?

Obras impresas

En sus artículos 6 y 7, la Ley de Depósito legal deja claro que la obligación de solicitar el número de depósito legal de una obra en formato tangible (como un libro impreso) publicada para su difusión o venta y de depositar los correspondientes ejemplares recae en el editor, siempre que tenga su residencia o establecimiento permanente en España y al margen de cuál sea el lugar de impresión (si el editor no reside en España, o no cumple, la obligación se traslada al primero de los siguientes que tenga tu residencia o establecimiento permanente en España: productor, impresor, estampador o grabador, en este orden).

Si te interesa, aquí cito textualmente la ley del Depósito Legal (con las modificaciones de la Ley 8/2022, de 4 de mayo) y la voy comentando en notas de color verde:

Artículo 6. Sujetos obligados a constituir el depósito legal. >>En este artículo, pese a que hable del lugar de impresión, no se especifica el formato de la publicación de la que se debe constituir el depósito legal, por lo que los incluye todos. Es importante fijarse en que aquí habla de “constituir” (que es el acto de depositar los ejemplares) y no de “solicitar” (que es el acto conjunto de solicitar el número de depósito y luego entregar los ejemplares, ya que no solicitas un número para luego no entregar nada). Más adelante se verá por qué.<